KI in der öffentlichen Verwaltung — konform, praktisch, wirksam
Öffentliche Stellen stehen vor einer besonderen Ausgangslage: Die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 der EU KI-Verordnung gilt seit dem 2. August 2025 — auch für Behörden, Kammern und kommunale Einrichtungen. Gleichzeitig sind Datenschutz, Mitbestimmung und Haushaltsdisziplin nicht verhandelbar.
Wir schulen Ihr Team mit echten Verwaltungsaufgaben, DSGVO-konformen Methoden und einem dokumentierten Kompetenznachweis nach Artikel 4.
Auf einen Blick
- Für wen: Kommunen, Landes- und Bundesbehörden, IHKs, Handwerkskammern, Berufsgenossenschaften, kommunale Unternehmen, öffentliche Bildungseinrichtungen
- Typische Use Cases: Protokolle, Bürgeranfragen, Bescheidvorlagen, Pressemitteilungen, Unterweisungen, Berichte
- Datenschutz: Platzhalter-Methode für Consumer-Tools · DSGVO-konforme Plattformen (z. B. Langdock) ermöglichen mehr
- Pflicht: Artikel 4 KI-VO gilt seit 2. August 2025 auch für öffentliche Betreiber
- Nachweis: Kompetenznachweis für alle Teilnehmenden nach dem Training
Typische Use Cases in der öffentlichen Hand
Protokolle & Sitzungsberichte
Aus Stichpunkten strukturierte Protokolle für Ausschüsse, Gremien oder Dienstbesprechungen erstellen — in Minuten statt Stunden.
Bürgeranfragen beantworten
Standardanfragen, Widersprüche und Hinweise professionell und einheitlich beantworten — mit klarem Sprachniveau und rechtlich neutraler Formulierung.
Bescheid- und Vorlagenerstellung
Textentwürfe für Bescheide, Stellungnahmen und Verwaltungsvorlagen mit KI vorbereiten — Endkontrolle bleibt beim Menschen.
Pressemitteilungen & Kommunikation
Öffentlichkeitsarbeit: Pressemitteilungen, Newsletter und interne Rundschreiben schneller erstellen und sprachlich vereinheitlichen.
Unterweisungen & Schulungsunterlagen
Arbeitssicherheitsunterweisungen, Onboarding-Material und interne Schulungsunterlagen aktuell halten und branchengerecht formulieren.
Stellenanzeigen öffentlicher Dienst
Attraktive Stellenanzeigen formulieren, die den TVöD-Kontext korrekt abbilden und qualifizierte Bewerber ansprechen.
Für welche Einrichtungen passt das Training
Kommunen & Städte
Rathaus, Ordnungsamt, Sozialamt, Bauamt, Bürgerservice — alle Bereiche mit Verwaltungsaufgaben und Bürgerkorrespondenz.
Kammern
Handwerkskammern, IHKs, Ärztekammern, Rechtsanwaltskammern — Mitgliederbetreuung, Zeugnisse, Öffentlichkeitsarbeit.
Behörden & Landesstellen
Landes- und Bundesbehörden mit Sachbearbeitungs-, Kommunikations- und Dokumentationsaufgaben.
Öffentliche Unternehmen
Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, kommunale Wohnungsgesellschaften — Verwaltung, Kundenkommunikation, Reporting.
Berufsgenossenschaften
BGen und Unfallkassen: Präventionskommunikation, Unterweisungsunterlagen, Bescheidvorbereitung.
Bildungseinrichtungen
Öffentliche Schulen, Volkshochschulen, Berufsschulen — Unterrichtsvorbereitung, Elternkommunikation, Berichtswesen.
Besonderheiten: KI in der öffentlichen Verwaltung
Datenschutz: Platzhalter-Methode oder konforme Plattform
Behörden und öffentliche Stellen verarbeiten täglich personenbezogene Daten — Bürgerdaten, Sozialdaten, Beschäftigtendaten. Ob und wie KI dabei eingesetzt werden darf, hängt vom eingesetzten Tool ab.
Consumer-Tools ohne AVV (ChatGPT, Gemini, Copilot ohne Enterprise-Lizenz): Personenbezogene Daten gehören nicht in den Prompt. Wir zeigen Ihrem Team die Platzhalter-Methode: Angaben werden durch neutrale Platzhalter ersetzt, bevor ein Prompt formuliert wird. Das ermöglicht KI-Unterstützung bei der Aufgabe ohne Datenschutzrisiko.
DSGVO-konforme Enterprise-Plattformen (z. B. Langdock, Azure OpenAI mit AVV, andere EU-gehostete Lösungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag): Personenbezogene Daten dürfen im Rahmen des Vertragsverhältnisses eingegeben werden. Das ist genau der Zweck solcher Plattformen. KI kann hier deutlich tiefer in Verwaltungsprozesse integriert werden, ohne Kompromisse beim Datenschutz.
Wir begleiten Sie durch beide Szenarien und klären gemeinsam, welches Setup für Ihre Einrichtung passt. Für die abschließende datenschutzrechtliche Einordnung empfehlen wir Ihren behördlichen Datenschutzbeauftragten.
Mitbestimmung: Personalrat frühzeitig einbinden
KI-Einführung in öffentlichen Stellen berührt oft mitbestimmungspflichtige Themen (Leistungs- und Verhaltensüberwachung, neue Arbeitsmittel). Wir empfehlen, den Personalrat frühzeitig zu informieren und können auf Wunsch ein Informationsschreiben oder eine Kurzpräsentation für die Personalvertretung bereitstellen.
DACH: Öffentliche Hand in Österreich und der Schweiz
Die EU KI-Verordnung gilt in Österreich und der Schweiz (als EWR-Partnerland im Umsetzungsprozess) gleichermaßen. Die Einrichtungen heißen anders — die Pflichten sind dieselben.
Österreich: Gemeinden und Magistrate (statt Kommunen), Wirtschaftskammer Österreich (WKO) mit Innungen (statt IHK/HWK), AUVA (statt Berufsgenossenschaft), Ämter der Landesregierung. Dienstrechtlich gilt VBG/Beamten-Dienstrechtsgesetz statt TVöD.
Schweiz: Gemeinden und Kantone (statt Bundesländer), Handelskammern und Gewerbeverband (statt IHK/HWK), SUVA für Unfallversicherung, Amtsstellen auf Kantons- und Bundesebene.
Wir arbeiten DACH-weit, remote und vor Ort, und kennen die unterschiedlichen Strukturen und Bezeichnungen in allen drei Ländern.
KI-Verordnung: öffentliche Stellen sind keine Ausnahme
Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. August 2025 für alle Betreiber von KI-Systemen — öffentliche Stellen eingeschlossen. Behörden, die ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbare Systeme beruflich einsetzen, sind Betreiber im Sinne der Verordnung und müssen KI-Kompetenz nachweisbar sicherstellen.
Ablauf
01 Vorgespräch
Kurzes Kennenlernen: Einrichtungstyp, Bereiche, konkrete Aufgaben, Datenschutzsituation. 30 Min, kostenfrei.
Vorgespräch anfragen →02 KI-Kickoff
90 Min Workshop: Welche Aufgaben sind am lohnendsten — und datenschutzrechtlich unbedenklich? Prioritäten, Risiken, nächste Schritte.
KI-Kickoff ansehen →03 Training
Praxisnahes Live-Training mit echten Verwaltungsaufgaben. Für Sachbearbeitung, Führungskräfte oder gemischte Teams.
KI-Training Live ansehen →04 Datenschutz-Einweisung
Klare Regeln, welche Aufgaben mit KI möglich sind und welche nicht — mit der Platzhalter-Methode als Standard.
Datenschutz & KI-VO ansehen →05 Kompetenznachweis
Dokumentierter Nachweis gemäß Artikel 4 KI-VO für alle Teilnehmenden — für Ihre Personalakte und ggf. Aufsichtsbehörden.
Kompetenznachweis ansehen →06 Plattform (opt.)
[Trainingsplattform](/leistungen/trainingsplattform/) für dezentrale Einheiten, neue Mitarbeitende oder kontinuierliche Auffrischung.
FAQ: KI-Training für die öffentliche Hand
Gilt die EU KI-Verordnung auch für Behörden? Ja. Artikel 4 gilt seit dem 2. August 2025 für alle Betreiber von KI-Systemen — öffentliche Stellen sind keine Ausnahme. Wer ChatGPT oder Microsoft Copilot in der Verwaltung einsetzt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung.
Können wir überhaupt KI einsetzen — was ist mit Datenschutz? Ja — aber es kommt auf das Tool an. Bei Consumer-Diensten ohne AVV (ChatGPT, Gemini etc.) gilt: keine personenbezogenen Daten eingeben, stattdessen die Platzhalter-Methode nutzen. Bei DSGVO-konformen Enterprise-Plattformen wie Langdock oder Azure OpenAI mit Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden — das ermöglicht eine deutlich tiefere Integration in Verwaltungsprozesse. Für verbindliche datenschutzrechtliche Einschätzungen empfehlen wir Ihren behördlichen Datenschutzbeauftragten.
Muss der Personalrat zustimmen? Das hängt vom Bundes- oder Landesrecht und dem konkreten Einsatzszenario ab. Wir empfehlen frühzeitige Einbindung. Auf Wunsch stellen wir Informationsmaterial für die Personalvertretung bereit.
Gibt es Rahmenvertragsoptionen für mehrere Standorte oder Abteilungen? Ja — bei mehreren Trainingseinheiten (z.B. Hauptamt + Fachämter oder mehrere Dienststellen) erstellen wir gerne ein individuelles Angebot. Schreiben Sie uns: [email protected].
Wie lange dauert ein Training? Das KI-Training Live dauert einen halben Tag (3,5–4 Std). Ideal für Gruppen von 5–15 Personen. Größere Einrichtungen werden in mehrere Gruppen aufgeteilt.